POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, PRIVACIDAD Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
ZEM ABOGADAS
Fecha de entrada en vigor: 21/06/2026
Última actualización: 21/06/2026
1. INTRODUCCIÓN Y OBJETO
ZEM ABOGADAS (en adelante, ZEM, la Firma o el Responsable del Tratamiento) adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, Privacidad y Seguridad de la Información con el propósito de establecer de manera clara, detallada y transparente los lineamientos bajo los cuales se realiza la recolección, uso, almacenamiento, circulación, transferencia, transmisión y supresión de datos personales.
En ZEM ABOGADAS entendemos la información personal como un espacio de confianza, especialmente cuando se trata de procesos jurídicos atravesados por situaciones sensibles, de género, familiares o de vulnerabilidad. Por ello, nuestro compromiso con la privacidad no es solo legal, sino también ético y político.
Esta política se formula en estricto cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.
La política aplica a todos los titulares de datos personales que interactúen con ZEM ABOGADAS a través de su página web, formularios digitales, asesorías jurídicas, contratos, pagos en línea, redes sociales, correos electrónicos, comunicaciones físicas o electrónicas y cualquier otro canal habilitado por la Firma.
2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
Razón social: ZEM ABOGADAS
Naturaleza: Firma de abogadas
Domicilio: Colombia, medellín
Correo electrónico de contacto: zem.abogadas@gmail.com
Página web: www.zem-abogadas.com
ZEM ABOGADAS actúa como Responsable del Tratamiento de los datos personales recolectados, y podrá designar encargados del tratamiento cuando sea necesario para la correcta prestación de sus servicios.
3. DEFINICIONES LEGALES
Para la correcta interpretación de esta política, se adoptan las definiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y normas concordantes, entre ellas:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Dato personal: Información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
Dato público: Información que no es semiprivada, privada o sensible.
Dato sensible: Información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.
Encargado del Tratamiento: Persona que realiza el tratamiento por cuenta del responsable.
Habeas data: Derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en el banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento.
Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
4. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS
En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley 1581 de 2012 por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales y las normas que la complementan, modifican o adicionan, ZEM ABOGADAS aplicará de manera armónica e integral los siguientes principios rectores:
Principio de legalidad: El tratamiento se ajustará a la ley.
Principio de finalidad: Los datos serán tratados con una finalidad legítima, específica y previamente informada.
Principio de libertad: El tratamiento solo se realizará con autorización del titular, salvo excepciones legales.
Principio de veracidad o calidad: La información será veraz, completa y actualizada.
Principio de transparencia: Se garantizará el derecho del titular a obtener información sobre el tratamiento.
Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se limitará a las personas autorizadas.
Principio de seguridad: Se adoptarán medidas técnicas y administrativas para proteger la información.
Principio de confidencialidad: Toda persona que intervenga en el tratamiento está obligada a guardar reserva.
Principio de minimización de datos: Aplicar medidas técnicas y organizativas para garantizar que sean objeto de tratamiento los datos que únicamente sean precisos para cada uno de los fines específicos del tratamiento reduciendo, la extensión del tratamiento, limitando a lo necesario el plazo de conservación y su accesibilidad.
Principio de temporalidad: Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Una vez cumplida la finalidad del tratamiento y los términos establecidos anteriormente, se procederá a la supresión de los datos.
Principio de necesidad: Los datos personales tratados deben ser los estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades perseguidas con la base de datos.
5. DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO
ZEM ABOGADAS recolecta y trata datos personales de manera directa o indirecta, en el marco de la prestación de servicios jurídicos, servicios de compliance y gestión del riesgo legal, la operación de su página web, la gestión administrativa y contable, y el relacionamiento con clientes, potenciales clientes, proveedores y aliados estratégicos.
5.1 Datos suministrados directamente por el titular
Los titulares suministran sus datos personales de manera voluntaria y consciente a través de formularios digitales, agenda de citas por Calendly, correos electrónicos, contratos, reuniones virtuales o presenciales y demás canales habilitados por ZEM ABOGADAS. Estos datos podrán incluir, entre otros:
- Nombres y apellidos completos.
- Tipo y número de identificación.
- Datos de contacto como correo electrónico, número telefónico y dirección física o electrónica.
- Información académica, profesional y laboral.
- Información relacionada con la consulta jurídica, asesoría, proceso, cumplimiento normativo o análisis de riesgo legal solicitado.
Dicha información es necesaria para evaluar la viabilidad de los servicios, prestar asesorías personalizadas, estructurar estrategias jurídicas, contractuales o de cumplimiento, y dar adecuado seguimiento a la relación profesional.
5.2 Datos asociados a servicios de compliance y riesgo legal
En el marco de los servicios de compliance, prevención de riesgos legales, análisis de cumplimiento normativo, debida diligencia y gestión de riesgos, ZEM ABOGADAS podrá tratar información adicional como:
- Información corporativa y organizacional.
- Estructuras internas, políticas, procedimientos y manuales.
- Información contractual, comercial, laboral o financiera estrictamente necesaria.
- Información relacionada con riesgos legales, reputacionales, regulatorios o sancionatorios.
Este tratamiento se realiza bajo estrictos deberes de confidencialidad profesional y únicamente para las finalidades pactadas con el cliente.
5.3 Datos relacionados con pagos, facturación y transacciones
Para la correcta gestión administrativa y contable, ZEM ABOGADAS podrá tratar datos relacionados con pagos, facturación y comprobantes de transacciones. El procesamiento de pagos en línea se realizará a través de pasarelas de pago seguras tales como: [nombre de la pasarela de pago ], las cuales cuentan con sus propias políticas de privacidad y seguridad.
ZEM ABOGADAS no almacena información completa de tarjetas de crédito o débito y limita su acceso a los datos estrictamente necesarios para fines contables y legales.
5.4 Datos recolectados de manera automática
Durante la navegación en el sitio web, podrán recolectarse datos técnicos y de uso tales como dirección IP, tipo de dispositivo, navegador, sistema operativo, comportamiento de navegación y cookies, con fines estadísticos, de seguridad y mejora de la experiencia del usuario.
6. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
Los datos personales recolectados por ZEM ABOGADAS serán tratados de manera leal, proporcional y necesaria para cumplir las siguientes finalidades legítimas:
- Prestar servicios jurídicos integrales, asesorías legales, consultorías especializadas y acompañamiento profesional.
- Diseñar, implementar y evaluar estrategias de compliance, cumplimiento normativo y gestión del riesgo legal.
- Gestionar consultas iniciales y agendas de reuniones a través de Calendly y otros sistemas de agendamiento.
Elaborar propuestas de servicios, contratos, informes jurídicos, conceptos y documentos legales - Gestionar relaciones contractuales, administrativas y comerciales.
- Procesar pagos en línea, facturación y obligaciones contables.
- Cumplir deberes legales, regulatorios y profesionales.
- Enviar comunicaciones relacionadas con los servicios contratados, actualizaciones jurídicas o información relevante, previa autorización del titular.
- Mejorar la experiencia del usuario en la página web y optimizar los servicios ofrecidos.
- Garantizar la seguridad de la información, prevenir fraudes y gestionar riesgos legales y reputacionales.
7. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES
Dada la naturaleza de los servicios jurídicos y de compliance, ZEM ABOGADAS podrá requerir el tratamiento de datos sensibles, tales como información relacionada con procesos judiciales, investigaciones, antecedentes, conflictos internos, situaciones personales, familiares, patrimoniales o empresariales.
- El tratamiento de estos datos se realizará bajo estándares reforzados de protección, en cumplimiento del deber de reserva profesional, y estará sujeto a las siguientes condiciones:
- Se informará de manera clara al titular sobre el carácter sensible de la información.
- Se solicitará autorización expresa y específica para su tratamiento.
- El acceso estará restringido exclusivamente al personal autorizado.
- Se implementarán medidas técnicas y organizacionales adicionales para garantizar su confidencialidad, integridad y seguridad.
- En ningún caso los datos sensibles serán utilizados para fines distintos a los autorizados por el titular o exigidos por la ley.
8. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR
ZEM ABOGADAS recolectará y tratará datos personales únicamente con la autorización previa, libre, expresa e informada del titular, salvo en los casos expresamente exceptuados por la ley.
La autorización podrá obtenerse mediante formularios web, aceptación de términos en la página, agendamiento de citas a través de Calendly, correos electrónicos, contratos físicos o digitales y demás medios idóneos que permitan dejar constancia del consentimiento.
El titular podrá revocar su autorización o solicitar la supresión de sus datos en cualquier momento, siempre que no exista una obligación legal, contractual o profesional que exija su conservación.
9. TRANSMISIÓN, TRANSFERENCIA Y COMPARTICIÓN DE DATOS
ZEM ABOGADAS no vende, alquila ni comercializa datos personales. No obstante, podrá transmitir o transferir información cuando sea estrictamente necesario para el desarrollo de sus actividades, en los siguientes casos:
Proveedores tecnológicos como servicios de hosting, almacenamiento en la nube, pasarelas de pago, herramientas de agendamiento como Calendly y servicios de analítica web.
Encargados del tratamiento que actúen bajo instrucciones claras de ZEM ABOGADAS y con obligaciones de confidencialidad.
Autoridades administrativas o judiciales cuando exista un deber legal.
En los eventos de transferencia internacional de datos, ZEM ABOGADAS verificará que el país receptor garantice niveles adecuados de protección conforme a la normativa colombiana.
10. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN
El ejercicio de los derechos reconocidos a los titulares de datos personales se realizará conforme a los principios de legalidad, buena fe, transparencia, proporcionalidad y debido proceso. ZEM ABOGADAS reconoce que la protección de los datos personales constituye un elemento esencial de la relación con sus clientes, usuarios y aliados, especialmente en el marco de la prestación de servicios jurídicos, de compliance y de gestión del riesgo legal.
En ese sentido, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocatoria de la autorización será analizado de manera integral, atendiendo a la naturaleza de la información tratada, la finalidad para la cual fue recolectada y las obligaciones legales, contractuales y profesionales que recaen sobre la Firma.
Cuando los datos personales se encuentren vinculados a la prestación de servicios jurídicos, a procesos de compliance, auditorías internas o externas, análisis de riesgo legal, debida diligencia, cumplimiento normativo o ejecución y terminación de contratos, ZEM ABOGADAS podrá conservar dicha información durante el tiempo estrictamente necesario para cumplir con:
- obligaciones legales y regulatorias;
- deberes derivados de la relación contractual
- normas de conservación de información contable, administrativa o profesional;
- deberes propios del secreto profesional y la defensa de intereses legítimos.
En estos casos, la solicitud de supresión de datos o de revocatoria de la autorización no implicará necesariamente la eliminación inmediata de la información, sino la limitación de su uso a las finalidades legalmente permitidas y estrictamente necesarias.
ZEM ABOGADAS dará respuesta motivada a las solicitudes presentadas por los titulares, informando de manera clara las razones jurídicas y fácticas que sustenten la procedencia o improcedencia de la solicitud, garantizando siempre el respeto por los derechos fundamentales del titular y el cumplimiento del marco normativo vigente en materia de protección de datos personales.
11. DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública. Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.
12. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE DERECHOS (HABEAS DATA)
Los titulares podrán ejercer sus derechos mediante solicitud enviada al correo electrónico: zem.abogadas@gmail.com .
La solicitud deberá contener como mínimo:
(i) identificación del titular,
(ii) descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud,
(iii) dirección de contacto,
(iv) documentos que se quieran hacer valer.
ZEM ABOGADAS dará respuesta en los términos establecidos en la Ley 1581 de 2012.
13. USO DE COOKIES
El sitio web utiliza cookies propias y de terceros para mejorar la experiencia del usuario, analizar el tráfico y optimizar los servicios. El usuario puede configurar su navegador para rechazarlas o eliminarlas.
14. VIGENCIA Y MODIFICACIONES
La presente política rige a partir de la fecha de su publicación. ZEM ABOGADAS se reserva el derecho de modificarla en cualquier momento. Las modificaciones serán informadas a través de la página web.